Mailbox: Inbox and Outbox (मेलबॉक्स : इनबॉक्स और आउटबॉक्स)

Mailbox: Inbox and Outbox (मेलबॉक्स : इनबॉक्स और आउटबॉक्स)

Mailbox: Mailbox is the container which contains all the email sent & received to a certain email account. It has a lot of folders which differentiate the email sent, received, junk, spam or deleted.
मेलबॉक्स एक कंटेनर है जिसमें एक निश्चित ईमेल खाते में भेजे गए और प्राप्त सभी ईमेल शामिल हैं। इसमें बहुत सारे फोल्डर हैं जो भेजे गए, प्राप्त, जंक, स्पैम या हटाए गए ईमेल को अलग करते हैं।

Inbox – इनबॉक्स: Inbox is the place where all the incoming emails are stored and can be accessed through.
इनबॉक्स वह स्थान है जहां आने वाले सभी ईमेल संग्रहीत होते हैं और एक्सेस किये जा सकता है।

Outbox – आउटबॉक्स: Outbox is place where all the sent data are stored until it is not fully sent. There is also a section named Sent Mail which contains the list of fully delivered emails. Difference is only Outbox keeps the email which is pending to delivers and or not sent whereas Sent box keeps the list of fully delivered emails.
आउटबॉक्स वह जगह है, जहां भेजे गए सभी डेटा को तब तक स्टोर किया जाता है जब तक कि यह पूरी तरह से प्रेषित नहीं हो जाता है। सेंट मेल नामक एक सेक्शन भी है जिसमें पूरी तरह से डिलीवर्ड ईमेल की सूची होती है। अंतर केवल आउटबॉक्स का है जो भेजे गए ईमेल को डिलीवर नहीं करता है और पेंडिंग रखता है जबकि सेंट बॉक्स पूरी तरह से भेजे गए ईमेल की सूची रखता है।

Draft – ड्राफ्ट: It is place where messages composed but not sent. In other words, whatever messages we compose and save it is stored.
यह वह जगह है जहां संदेश बनाए गए हैं लेकिन भेजे नहीं गए हैं। दूसरे शब्दों में, हम जो भी मैसेज कम्पोज करते हैं और उसे सेव करते हैं, वह संग्रहीत होता है।

Junk – जंक: It is place where fake and spam kind of mail which contain virus, malware, spyware or do stealing data kind of activity, is stored. The email client application analyzes and sorts which to put in Inbox and which to junk.
जंक फोल्डर ईमेल अकाउंट का वो हिस्सा होता है जो कोई फेक या स्पैम ईमेल जिनमें वायरस जुड़ा हो, मेलवेयर, स्पाईवेयर हो या ऐसा कुछ जो आपका कीमती डाटा को चुरा या हैक करता हो, ऐसे ईमेल इस फोल्डर में स्टोर होते हैं। ईमेल क्लाइंट एप्लीकेशन इसे स्वतः पहचान कर जंक फोल्डर में भेज देता है ताकि आप इन चीजों से बच सकें।

Sent Items – सेंट आइटम्स: It is a place where all delivered mails are listed.
यह वह स्थान है जहाँ डिलीवर किए गए सभी ईमेल सूचीबद्ध होते हैं।

Deleted Items – डिलीट आइटम्स: It is the place in Mailbox where all the deleted emails are stored to which you can reuse, send, forward or print, depends.
यह मेलबॉक्स में वह जगह है जहाँ सभी हटाए गए ईमेल संग्रहीत होते हैं, जिन्हें आप पुनः उपयोग, भेज, फॉरवर्ड या प्रिंट कर सकते हैं, निर्भर करता है।

Creating and Sending a new Email (एक नया ई-मेल बनाना और भेजना)

Suppose you want to use Gmail website to send email from a computer.
(मान लीजिए कि आप किसी कंप्यूटर से ईमेल भेजने के लिए जीमेल वेबसाइट का उपयोग करना चाहते हैं।)

Step 1: Go to https://www.gmail.com/ in your computer’s web browser. This will open your Gmail inbox if you’re logged in; enter your email address and password when prompted.
(अपने कंप्यूटर के वेब ब्राउज़र में https://www.gmail.com/ पर जाएं। यदि आप लॉग इन हैं तो यह आपका जीमेल इनबॉक्स खोल देगा। संकेत मिलने पर अपना ईमेल पता और पासवर्ड दर्ज करें।)

Step 2: Click on Compose. It’s in the upper-left side of your Gmail inbox. Doing so opens a “New Message” window in the lower-right corner of the page.
(Compose पर क्लिक करें। यह आपके जीमेल इनबॉक्स के ऊपरी-बाईं ओर है। ऐसा करने से पृष्ठ के निचले-दाएँ कोने में एक “New Message” विंडो खुलती है।)
Note: If you’re using the old version of Gmail, you’ll click COMPOSE here instead.
(यदि आप जीमेल के पुराने वर्जन का उपयोग कर रहे हैं, तो आप इसके बजाय COMPOSE पर क्लिक करेंगे।)

Step 3: Enter the other person’s email address. Click the “To” or “Recipients” text box at the top of the New Message window, then type in the email address of the person to whom you want to send your email. To add multiple email addresses, type in the first email address, press Tab, and repeat with the other email addresses.
(दूसरे व्यक्ति का ईमेल एड्रेस दर्ज करें। न्यू मैसेज विंडो के शीर्ष पर “To” or “Recipients” टेक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करें, फिर उस व्यक्ति का ईमेल एड्रेस टाइप करें जिसे आप अपना ईमेल भेजना चाहते हैं। कई ईमेल एड्रेस जोड़ने के लिए, पहले ईमेल एड्रेस टाइप करें, Tab दबाएँ, और अन्य ईमेल एड्रेस के साथ दोहराएं।)

If you want to CC or BCC someone on the email, click either the Cc link or the Bcc link in the far-right side of the “To” text field, then type the email address you want to CC or BCC into the “Cc” or “Bcc” text field, respectively.
(यदि आप ईमेल पर किसी को Cc या Bcc करना चाहते हैं, तो “To” टेक्स्ट फील्ड के सबसे दाईं ओर Cc लिंक या Bcc लिंक पर क्लिक करें, फिर आप जिसे Cc या Bcc करना चाहते हैं उनका ईमेल पता टाइप करें।)

Vital terms used to send an email (ईमेल भेजने के लिए उपयोग किए जाने वाले महत्वपूर्ण शब्द)

To
It is the section in which we write the receiver email addresses. (यह वह खंड है जिसमें हम रिसीवर ईमेल पते लिखते हैं।)
CC (Carbon Copy)
When we need to send the same email message to anyone else too then we write some the other email addresses in this section. But in this section it is known to both of the receivers that it had been sent to them too. (जब हमें उसी ईमेल संदेश को किसी और को भी भेजने की आवश्यकता होती है, तो हम इस खंड में कुछ अन्य ईमेल पते लिखते हैं। लेकिन इस खंड में यह दोनों प्राप्तकर्ताओं को पता है कि यह उन्हें भी भेजा गया था।)
BCC (Blind Carbon Copy)
Same as CC but it is not known to anyone that who else too has received this email. (यह भी CC की तरह ही होता है लेकिन इसमें प्रथम प्राप्तकर्ता को यह मालूम नहीं होता की उक्त ईमेल किसी और को भी भेजा गया है।)
Subject
It is the header of email message in which we type the subject of the email message. It is optional to write but we must write a subject for an email comes under netiquette. (यह ईमेल संदेश का हेडर है जिसमें हम ईमेल संदेश का विषय टाइप करते हैं। यह लिखना वैकल्पिक है लेकिन हमें एक विषय लिखना चाहिए, क्योंकि ईमेल नेटिकेट के अंतर्गत आता है।)

Send
It is the command used to send an email message finally. (इस बटन कमांड की मदद से हम किसी ईमेल को भेज सकते हैं।)

Step 4: Enter your email message. In the large text box below the “Subject” text box, type in whatever you want for your email message.

(अपना ईमेल मैसेज दर्ज करें। “Subject” टेक्स्ट बॉक्स के नीचे बड़े टेक्स्ट बॉक्स में, अपने ईमेल मैसेज के लिए जो भी आप चाहते हैं उसमें टाइप करें।)

Format your email’s text if needed. If you want to apply formatting to your text (e.g., bold, italics, or bullet points), select the text to which you want to apply the formatting, then click one of the formatting options at the bottom of the email window.

(यदि आवश्यक हो तो अपने ईमेल के टेक्स्ट को फॉर्मेट करें। यदि आप अपने टेक्स्ट (जैसे, बोल्ड, इटैलिक, या बुलेट पॉइंट) पर फॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं, तो उस टेक्स्ट को सेलेक्ट करें, जिस पर आप फॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं, फिर ईमेल विंडो के निचले भाग में एक फॉर्मेटिंग विकल्प पर क्लिक करें।)

Step 5: Attach a file if you like. To add a file from your computer, click the “Attachments” icon at the bottom of the window, then select the file(s) you want to upload and click Open.

(यदि आप चाहें तो एक फाइल संलग्न करें। अपने कंप्यूटर से एक फाइल जोड़ने के लिए, विंडो के निचले भाग में “Attachments” आइकन पर क्लिक करें, फिर उस फाइल को चुनें जिसे आप अपलोड करना चाहते हैं और ओपन पर क्लिक करें।)

You can add photos in this way or you can upload photos directly to the email’s body by clicking the “Photos” icon at the bottom of the window, clicking Upload, clicking Choose photos to upload and selecting photos as needed.

(आप इस तरह से फोटो जोड़ सकते हैं या आप विंडो के निचले भाग में “फोटो” आइकन पर क्लिक करके एवं ईमेल पर क्लिक करके, अपलोड करने के लिए फोटो का चयन करें और आवश्यकतानुसार फोटो का चयन करके सीधे ईमेल के बॉडी पर फोटो अपलोड कर सकते हैं।)

Step 8: Click Send. It’s a blue button in the bottom-right corner of the email window. Doing so will send your email to the specified email address.

(सेंड बटन पर क्लिक करें। यह ईमेल विंडो के निचले-दाएं कोने में एक नीला बटन है। ऐसा करने से आपका ईमेल निर्दिष्ट ईमेल पते पर पहुंच जाएगा।)

Replying to an E-mail message (एक ई-मेल मैसेज का रिप्लाई करना)

Reply means to answer an email received. When an email has been sent by one person, it can be answered with the following process.
रिप्लाई करना मतलब किसी प्राप्त ईमेल का जवाब देना। जब किसी एक व्यक्ति द्वारा ईमेल भेजा गया हो तब निम्नलिखित प्रक्रिया से उसे जवाब दिया जा सकता है।

Step 1: Firstly open your Gmail account and then you will see Gmail inbox.
(सबसे पहले अपना जीमेल अकाउंट खोलें और फिर आपको जीमेल इनबॉक्स दिखाई देगा।)

Step 2: Select an email. Click on the email to which you want to respond. This will open it.
(ईमेल का चयन करें। उस ईमेल पर क्लिक करें जिस पर आप प्रतिक्रिया देना चाहते हैं। आपका ईमेल ओपन हो जाएगा।)

Step 3: Click the “Reply” arrow. It’s in the top-right corner of the email. This will bring up a field where you can type in your reply to the specific person who sent the email. But if you want to reply to everyone in a group email, instead click the arrow to the right of Reply, then click Reply to all in the drop-down menu. Type in the response you want to send to the recipient(s).
(“Reply” arrow पर क्लिक करें। यह ईमेल के ऊपरी-दाएँ कोने में है। यह एक ऐसा फील्ड ओपन करेगा जहां आप ईमेल भेजने वाले विशिष्ट व्यक्ति को अपना Reply टाइप कर सकते हैं। लेकिन यदि आप ग्रुप ईमेल में सभी को Reply देना चाहते हैं, तो Reply की जगह, ड्रॉप-डाउन मेनू में Reply to all पर क्लिक करें। आप अपना reply इन्टर करें जिसे आप प्रतिक्रिया देना चाहते हैं और प्राप्तकर्ता को भेजना चाहते हैं।)

Step 4: It’s a blue button below the bottom-left side of the reply field. Click on Send button.
(यह रिप्लाई फील्ड के नीचे-बाईं ओर एक नीला बटन है। Send बटन पर क्लिक करें।)

Forwarding an E-mail message (एक ई-मेल मैसेज को फॉरवर्ड करना)

You can automatically forward your messages to another address. You can choose to forward all new messages or just certain ones.
आप अपने संदेशों को दूसरे पते पर स्वतः फॉरवर्ड कर सकते हैं। आप सभी नए संदेशों को सिर्फ कुछ लोगों को या सभी को फॉरवर्ड करना चुन सकते हैं।

Note: You can only set up forwarding on your computer and not on the Gmail app. When your new messages are forwarded, messages from spam won’t be included.
नोट: आप केवल अपने कंप्यूटर पर फॉरवर्ड सेट कर सकते हैं न कि जीमेल ऐप पर। जब आपके नए संदेश फॉरवर्ड किए जाते हैं, तो स्पैम के संदेश शामिल नहीं होंगे।

Mastering Email Communication: An In-Depth Guide (ईमेल संचार में महारत हासिल करना: एक विस्तृत मार्गदर्शिका)

In today’s digital age, email remains the backbone of professional and personal communication. Understanding the nuances between Replying, Forwarding, and Automatic Routing is essential for maintaining a clean and efficient workflow.
आज के डिजिटल युग में, ईमेल पेशेवर और व्यक्तिगत संचार की रीढ़ बना हुआ है। एक स्वच्छ और कुशल कार्यप्रवाह (workflow) बनाए रखने के लिए रिप्लाई (Replying), फॉरवर्डिंग (Forwarding) और ऑटोमैटिक रूटिंग (Automatic Routing) के बीच के अंतर को समझना अत्यंत आवश्यक है।

The Nuance of Replying (रिप्लाई करने की बारीकियां)

Reply: Use this when your message is intended only for the original sender. It keeps the conversation private and avoids cluttering the inboxes of others who might have been CC’d.
Reply (रिप्लाई): इसका उपयोग तब करें जब आपका संदेश केवल मूल भेजने वाले (sender) के लिए हो। यह बातचीत को निजी रखता है और उन अन्य लोगों के इनबॉक्स में भीड़ होने से बचाता है जिन्हें CC में रखा गया था।

Reply All: Use this when the information is relevant to every person included in the original thread. In a corporate setting, this ensures everyone stays on the same page regarding project updates or meeting notes.
Reply All (रिप्लाई ऑल): इसका उपयोग तब करें जब जानकारी मूल थ्रेड में शामिल प्रत्येक व्यक्ति के लिए प्रासंगिक हो। कॉर्पोरेट सेटिंग में, यह सुनिश्चित करता है कि प्रोजेक्ट अपडेट या मीटिंग नोट्स के संबंध में हर कोई एक ही स्तर पर रहे।

Forwarding and Data Security
Forwarding is used to share an existing conversation with a third party who was not part of the original thread. When forwarding, it is a best practice to add a brief introductory note explaining why you are sharing the email. Note that Gmail’s security filters are smart; as mentioned in the text, if you set up automatic forwarding, Spam is excluded. This prevents malicious content from being propagated through your account to another address.
फॉरवर्डिंग और डेटा सुरक्षा
फॉरवर्डिंग का उपयोग किसी मौजूदा बातचीत को ऐसे तीसरे पक्ष के साथ साझा करने के लिए किया जाता है जो मूल थ्रेड का हिस्सा नहीं था। फॉरवर्ड करते समय, यह एक सर्वोत्तम अभ्यास है कि एक संक्षिप्त परिचयात्मक नोट जोड़ा जाए जिसमें बताया गया हो कि आप ईमेल क्यों साझा कर रहे हैं। ध्यान दें कि जीमेल के सुरक्षा फिल्टर काफी स्मार्ट हैं; यदि आप ऑटोमैटिक फॉरवर्डिंग सेट करते हैं, तो इसमें स्पैम (Spam) शामिल नहीं होता है। यह आपके खाते के माध्यम से दूसरे पते पर दुर्भावनापूर्ण सामग्री (malicious content) को फैलने से रोकता है।

Why “Computer Only” for Settings?
The text notes that automatic forwarding must be set up on a computer. This is because complex administrative settings (like POP/IMAP or Filter Rules) require a full desktop interface to ensure the user can verify their identity and the destination address correctly. This security measure prevents unauthorized users from easily redirecting your mail via a mobile device.
सेटिंग्स के लिए “केवल कंप्यूटर” ही क्यों?
पाठ में उल्लेख किया गया है कि ऑटोमैटिक फॉरवर्डिंग केवल कंप्यूटर पर ही सेट की जा सकती है। ऐसा इसलिए है क्योंकि जटिल प्रशासनिक सेटिंग्स (जैसे POP/IMAP या फ़िल्टर नियम) के लिए एक पूर्ण डेस्कटॉप इंटरफ़ेस की आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि उपयोगकर्ता अपनी पहचान और गंतव्य पते (destination address) को सही ढंग से सत्यापित कर सके। यह सुरक्षा उपाय अनधिकृत उपयोगकर्ताओं को मोबाइल डिवाइस के माध्यम से आपके मेल को आसानी से रीडायरेक्ट करने से रोकता है।

Professional Etiquette
When responding to emails, always aim for a clear subject line and a polite closing. If you are replying to a long thread, keep your latest response at the top (top-posting) so the recipient doesn’t have to scroll to find your new message. By mastering these simple steps, you ensure your digital communication is both effective and professional.
पेशेवर शिष्टाचार (Professional Etiquette)
ईमेल का जवाब देते समय, हमेशा स्पष्ट विषय (Subject Line) और विनम्र समापन (Closing) का लक्ष्य रखें। यदि आप एक लंबे थ्रेड का उत्तर दे रहे हैं, तो अपनी नवीनतम प्रतिक्रिया को सबसे ऊपर रखें (जिसे ‘top-posting’ कहा जाता है) ताकि प्राप्तकर्ता को आपके नए संदेश को खोजने के लिए स्क्रॉल न करना पड़े। इन सरल चरणों में महारत हासिल करके, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि आपका डिजिटल संचार प्रभावी और पेशेवर दोनों है।