4.17 Formulas, Functions and Charts (फॉर्मूला, फंक्शन एवं चार्ट्स)

4.17.1 Formula and Function (फॉर्मूला और फंक्शन)

A formula is an expression which calculates the value of a cell. Functions are predefined formulas and are already available in Excel.

एक फॉर्मूला एक प्रकार का एक्सप्रेशन है जो एक सेल के वैल्यू की गणना करता है। फंक्शन पूर्व निर्धारित फॉर्मूला है जो पहले से ही एक्सेल में उपलब्ध होते हैं।

Using a formula, expressions can be calculated by typing the formula in the appropriate cell: for example: = D3 + E6 is a formula that adds the cell content of cell D3 to the cell contents of cell E6. The formula must be preceded by an equal to (=) sign. You can calculate different expressions using different operators in Excel. Some Expressions are as follows:

फॉर्मूला का प्रयोग करके और सिलेक्टेड सेल में फॉर्मूला टाइप करके एक्सप्रेशन कैलकुलेट किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, = D3+E6 एक फॉर्मूला है जो D3 सेल में लिखे कंटेंट को E6 सेल में लिखे कंटेंट से जोड़ता है। किसी भी फॉर्मूला के पहले इक्वल (=) साइन लगा होना चाहिए। आप एक्सेल में अलग-अलग ऑपरेटर का प्रयोग करके अलग-अलग एक्सप्रेशन की गणना कर सकते हैं। कुछ एक्सप्रेशन निम्नलिखित हैं:

• = A1 + A2 + A3 + A4
• = B1 – B2
• = D3 + E2
• = 10 * 6
• = 2 ^ 3
• = 100 – E2 * 50 / 2
• = 25 / 5

By writing the above formulas in Excel’s active cell and pressing enter, you can see the result.

उपर्युक्त फार्मूलों को हम एक्सेल के एक्टिव सेल में लिखकर इन्टर की प्रेस करके, रिजल्ट देख सकते हैं।

AutoSum (ऑटोसम)

Select the cell that is located at the end of the column or row, in which you want to perform addition, and then click the “AutoSum” button in the “Function Library” group on the “Formulas” tab in the Ribbon.

उस सेल का चयन करें जो उस कॉलम या रो के अंत में स्थित है जिसमें आप जोड़ करना चाहते हैं, और फिर रिबन में “फॉर्मूला” टैब पर “फंक्शन लाइब्रेरी” समूह में “ऑटोसम” बटन पर क्लिक करें।

Note: Click the AutoSum button list arrow to choose from other common functions, such as Average. You can also use AutoSum feature from Editing group on Home tab.

Function (फंक्शन)

Functions are already defined formulas, with the help of which you can do complicated complex calculations. There are hundreds of functions in it, with the help of which you can do a lot of engineering calculations, statistical calculations, financial calculations and text related calculations. Functions can be used as formula or to form complex formulas with other functions and operators.

फंक्शन पहले से निर्धारित फॉर्मूला होता है जिसकी सहायता से आप जटिल से जटिल गणनाएं कर सकते हैं। इसमें सैकड़ों फंक्शन हैं जिनकी सहायता से आप इंजीनियरिंग गणनाएं, सांख्यिकीय गणनाएं, वित्तीय गणनाएं और टेक्स्ट सम्बन्धी बहुत से कार्य कर सकते हैं। फंक्शन्स का प्रयोग फॉर्मूला के रूप में या दूसरे फंक्शन्स तथा ऑपरेटर्स के साथ जटिल फॉर्मूले बनाने में किया जा सकता है।

Here are some of the most common functions you’ll use: आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कुछ सबसे सामान्य फंक्शन यहां दिए गए हैं:

• Today: It is used to display the current date. इसका उपयोग वर्तमान तिथि को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। For example =Today()
• Based on the textbook page you provided (Page 138 of “Computer Fundamental & Office Automation”), here is the exact transcription of the text in both English and Hindi.
  Now: It is used to display the current date and time.
  इसका उपयोग वर्तमान दिनांक और समय को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।
  For example:- =Now()
  Weekday: This function is used to display the day of week corresponding given data. It returns the number from 1 to 7 identifying the day of the week of a date.
  इस फंक्शन का उपयोग दिए गए डेटा के अनुरूप सप्ताह के दिन को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यह किसी तिथि के सप्ताह के दिन की पहचान करते हुए 1 से 7 तक की संख्या रिटर्न करता है।
  For example:- =Weekday(“2/2/2021”)
  Days360: This function is used to display the number of day between two days.
  इस फंक्शन का उपयोग दो दिनों के बीच दिन की संख्या को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।
  For example:- =days360(“01/4/2021”, “05/4/2021”)
  Left: This function is used to display the specified numbers of characters from the left side of a text string.
  इस फंक्शन का उपयोग टेक्स्ट स्ट्रिंग के बाईं ओर से वर्णों की निर्दिष्ट संख्या को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।
  For example:- =Left(“Balaji”, 3)
  Right: This function is used to display the specified numbers of characters from the right side of a text string.
  इस फंक्शन का उपयोग किसी टेक्स्ट स्ट्रिंग के दाईं ओर से वर्णों की निर्दिष्ट संख्या प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।
  For example:- =Right(“Balaji”, 3)
  Mid: This function is used to display the specified numbers of characters from the middle of a text string, given a starting position and length.
  इस फंक्शन का उपयोग किसी टेक्स्ट स्ट्रिंग के मध्य से कैरेक्टरों की स्पेसिफाइड संख्याओं को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है, इसमें स्टार्टिंग पोजीशन और लेंथ बता दी जाती है।
  For example:- =mid(“Balaji”, 2, 2)
  Len: This function is used to display the length of a text string (Number of character in a text string with space) spaces are counted as character.
  इस फंक्शन का उपयोग टेक्स्ट स्ट्रिंग की लेंथ को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है (स्पेस के साथ टेक्स्ट स्ट्रिंग में कैरेक्टरों की संख्या) स्पेस को एक कैरेक्टर के रूप में गिना जाता है।
  For example:- =Len(“Balaji”)
  Proper: This function is used to converts the first letters of each word in a text string to uppercase just like Title case and remaining letter to lower case.
  इस फंक्शन का उपयोग किसी टेक्स्ट स्ट्रिंग में प्रत्येक वर्ड के पहले अक्षरों को अपर केस में करने के लिए किया जाता है जैसे टाइटल केस में पहला कैरेक्टर अपर केस और शेष कैरेक्टर लोअर केस में होता है।
  For example:- =proper(“balaji”)
  Lower: This function is used to convert all upper case in the text string to lower case.
  इस फंक्शन का उपयोग टेक्स्ट स्ट्रिंग के सभी ऊपरी केस को लोअर केस में बदलने के लिए किया जाता है।
  For example:- =lower(“BALAJI”)
  Upper: This function is used to convert all lower case letters in a text string to upper case.
  इस फंक्शन का इस्तेमाल टेक्स्ट के स्ट्रिंग में सभी लोअर केस लेटर्स को अपर केस में बदलने के लिए किया जाता है।
  For example:- =upper(“balaji”)
• For example =upper(“balaji”)
• Sum (numbers): This function is used to adds all the values of the cells in the argument.
• इस फंक्शन का उपयोग दिये गये आर्गुमेंट में सेलों के सभी वैल्यू को जोड़ने के लिए किया जाता है।
• For example =Sum(2,3,4,5)
• =Sum(A1:D5)
• Average: It returns the average (arithmetic mean) of its arguments, which can be numbers or arrays, or references that containing numbers.
• यह आर्गुमेंट के औसत (अंकगणितीय माध्य) को रिटर्न करता है, जो संख्या या ऐसे या उस संख्या का रेफरेन्स हो सकता है।
• For example =Average (A2:D6)
• Round: It is used to round the number to a specified number of digits.
• इस फंक्शन का उपयोग डिजिट्स की स्पेसिफाइड नंबर के अनुसार नंबर को राउन्ड करने के लिए किया जाता है।
• For example = round(2634.26,-3) | आउटपुट 3000.00
• Roundup: It rounds a number up, away from 0.
• इस फंक्शन का उपयोग 0 से ऊपर की संख्याओं को राउन्ड करने में किया जाता है।
• For example =roundup (2345.5678,2), इसका आउटपुट होगा 2345.57
• Rounddown: It rounds a number down, toward 0.
• यह नीचे की ओर नंबर को राउन्ड करता है।
• For example = rounddown(2345.5678,2) इसका आउटपुट होगा=2345.56
• If: It is used to find the result according to the condition. If condition is true it return one value if true, and another value if condition is false.
• इसका उपयोग कंडीशन के अनुसार परिणाम खोजने के लिए किया जाता है। यदि कंडीशन सही है तो यह एक वैल्यू रिटर्न करता है और इसके विपरीत कंडीशन के गलत होने पर दूसरी वैल्यू देता है।
• Countif :- It is used to count the number of cells within a range that meet the given condition.
  इसका उपयोग किसी रेंज के साथ सेल की संख्या को गिनने के लिए किया जाता है जो दी गई कंडीशनों को पूरा करता है।
• 
  Sumif is used to sum the value according to the condition. This function require three field
  Sumif का उपयोग कंडीशन के अनुसार वैल्यू का योग करने के लिए किया जाता है। इस फंक्शन को तीन फील्ड की आवश्यकता होती है।
  1- range (cell range from which criteria would search)
  2- Criteria (value that you want to sum)
  3- Sum_range (cell range from where similar value would be sum)
  
• Count: This counts the number of value in the given range of cells. यह दी गई सेल की रेंज में वैल्यू की संख्या को गिनता है।
• For example =count(A1:D7) =SUMIF(A2:A5, “>40”)
• Minimum: This function is used to returns the smallest number in a set of data values. इस फंक्शन का उपयोग डेटा वैल्यू के सेट में सबसे छोटी संख्या को रिटर्न करने के लिए किया जाता है। For example =min(A1:D5)
• Maximum: This function is used to gives the Maximum value in the given range of cell. इस फंक्शन का उपयोग सेल की दी गई रेंज में अधिकतम मूल्य देने के लिए किया जाता है। For example =max(A1:D5)
• Product: This multiplies all the numbers given as argument. यह आर्गुमेंट के रूप में दिये गये नंबर को मल्टिप्लाई करता है। For example =product(2,3,4)
• Power: It returns the result of a number raised to a given power. यह किसी संख्या की दी गई घात (power) का परिणाम देता है। For example =power(2,3)
• Mod: This function returns the remainder of a division. यह डिवीजन के शेष भाग को आउटपुट के रूप में देता है। For example =mod(24,5)
• Trunc: It truncates a number to an integer by removing the decimal, or fractional, part of the number. यह दशमलव, या भिन्नात्मक, संख्या के भाग को हटाकर किसी संख्या को इंटीजर में छोटा कर देता है। =TRUNC(5623.5657,2) आउटपुट: 5623.56

Note: It is compulsory to use = sign before writing any function. Excel follows the BODMAS rule in calculation. किसी भी फंक्शन को लिखने से पहले = का उपयोग करना अनिवार्य है। एक्सेल कैलकुलेशन में BODMAS नियम का पालन करता है।